Découvrez le hockey avec Esso

Comment accueillir un programme Découvrez le hockey avec Esso

Les hôtes doivent être affiliés à une association de hockey locale dûment inscrite auprès de son membre ou partenaire membre respectif. Les hôtes doivent remplir la demande en ligne au moins quatre semaines avant la date à laquelle ils aimeraient présenter leur programme. Veuillez soumettre votre demande pour l’accueil d’un programme le plus rapidement possible, même si vous planifiez celui-ci en fin de saison seulement et que sa date n’est pas confirmée.

SOUMETTRE UNE DEMANDE POUR ACCUEILLIR UN PROGRAMME DÉCOUVREZ LE HOCKEY AVEC ESSO 

Toutes les demandes sont étudiées et approuvées par Hockey Canada et le membre ou partenaire membre concerné. Veuillez prévoir 10 jours ouvrables pour la réception de l’avis d’approbation.

Responsabilités de l’hôte

Veuillez lire le manuel du programme et commencez à planifier votre programme
Une fois la demande approuvée, Hockey Canada enverra à l’hôte un courriel de confirmation décrivant les prochaines étapes, le manuel du programme , une trousse d’outils de marketing pour l’hôte ainsi que les objectifs et les attentes du programme.

Les hôtes sont responsables de réserver les heures de glace et les sites hors glace ainsi que de planifier les activités de leur programme. Ils doivent déterminer le nombre de bénévoles requis et les recruter (instructeurs en chef sur la glace et hors glace, préposé à la sécurité, inscriptions, etc.). Hockey Canada recommande un rapport d’un instructeur ou une instructrice pour cinq participantes. Veuillez vous reporter au manuel du programme pour en savoir plus.

Toutes les associations de hockey locales (AHL) doivent se conformer aux protocoles de santé et de sécurité publiques en vigueur, aux lignes directrices sur le retour au hockey et aux Lignes directrices sur la sécurité de Hockey Canada. De plus, toutes les lignes directrices des AHL et des installations doivent être respectées.

Faites la promotion de votre programme pour favoriser les inscriptions
Utilisez les ressources comprises dans la trousse d’outils de marketing pour l’hôte fournie dans le courriel de confirmation afin d’annoncer votre programme Découvrez le hockey avec Esso à l’échelle locale. Misez sur les ressources offertes dans votre région pour promouvoir la tenue du programme. Les babillards communautaires ainsi que les annonces à l’aréna, dans les écoles, les médias sociaux et les sites Web sont d’excellents endroits où faire la promotion de votre programme.

Recueillez les renseignements et inscrivez toutes les participantes
Les hôtes recevront un lien pour l’inscription en ligne des participantes à leur programme. À des fins d’assurance, toutes les participantes, les bénévoles sur la glace et les instructeurs et instructrices doivent être inscrits dans le système d’inscription au moins 10 jours avant la séance sur glace.

Veillez à ce que les joueuses aient accès à l’équipement
À la page 4 du manuel du programme, les hôtes trouveront de plus amples renseignements sur l’équipement de base requis pour les nouvelles joueuses. Les hôtes devraient intégrer un plan pour aider les nouvelles joueuses à obtenir ou emprunter de l’équipement pour le programme Découvrez le hockey avec Esso.

Communiquez avec Hockey Canada pour les chandails
Afin de veiller à ce que tous les programmes au pays aient accès à des chandails, un maximum de 30 chandails par programme sera fourni. Les chandails sont destinés exclusivement aux joueuses qui en sont à leur première expérience au hockey et non aux joueuses déjà inscrites au hockey, aux instructeurs sur glace et aux entraîneurs.

Dix jours ouvrables avant la tenue du programme, les hôtes doivent commander le nombre approximatif de chandails et indiquer les tailles en envoyant un courriel à [email protected]. Les hôtes doivent préciser l’adresse d’expédition (pas de case postale), le numéro de téléphone et le nombre approximatif de chandails requis.

Pendant la semaine avant la tenue du programme, lorsque l’inscription est terminée, les hôtes recevront la trousse d’accueil du programme Découvrez le hockey avec Esso, qui comprend :

  • un chandail et une rondelle Découvrez le hockey avec Esso pour chaque joueuse qui en est à sa première expérience au hockey;
  • des cartes-cadeaux Esso à remettre comme prix dans le cadre du programme.

 

Amusez-vous!
Pendant la tenue de votre programme, assurez-vous de faire vivre une expérience amusante, sécuritaire et positive à toutes les joueuses. Faites preuve de créativité lors des jeux et activités et permettez aux joueuses de créer de nouvelles amitiés qui les inciteront à continuer de pratiquer le hockey. N’oubliez pas de donner aux parents l’information pour s’inscrire à la prochaine saison ou offrez-leur l’occasion de s’inscrire le jour même (si possible).
 
Soumettez le bilan du programme, les reçus et les photos accompagnées des formulaires d’autorisation
Des subventions sont offertes aux hôtes d’un programme Découvrez le hockey avec Esso pour compenser les coûts. Afin de recevoir un remboursement, les hôtes doivent envoyer le formulaire de bilan du programme ainsi que les reçus dans un délai de 30 jours suivant la première séance sur glace. Le formulaire de bilan se trouve dans le manuel du programme. Il peut être envoyé par courriel à [email protected] ou par la poste à :

Hockey Canada
À l’attention de : Programme Découvrez le hockey avec Esso
201-151 Canada Olympic Road SW
Calgary AB
T3B 6B7

Pour un programme d’une journée, un remboursement maximal de 400 $ couvre les éléments suivants :

  • location du temps de glace et des installations hors glace et achat de produits nettoyants (jusqu’à 350 $)
  • publicité (jusqu’à 50 $)

 

Pour un programme de six semaines, un remboursement maximal de 800 $ couvre les éléments suivants :

  • location du temps de glace et des installations hors glace et achat de produits nettoyants (jusqu’à 750 $)
  • publicité (jusqu’à 50 $)

 

Les hôtes sont responsables de tous les coûts excédant ceux mentionnés ci-dessus.

Si les hôtes prévoient d’utiliser des photos pour le Web ou les médias sociaux ou désirent les faire parvenir à Hockey Canada, ils doivent demander à tous les parents ou tuteurs de remplir le formulaire d’autorisation pour la photo ou la vidéo. Les hôtes ne sont pas tenus de prendre des photos. Les photos et les formulaires d’autorisation peuvent être envoyés par courriel à [email protected].

Communiquez à nouveau avec les joueuses pour les inviter à s’inscrire la saison suivante

Que le programme ait lieu avant la saison ou vers la fin de la saison, assurez-vous de garder contact avec les participantes afin qu’elles aient les renseignements pour s’inscrire la saison à venir.


*Toutes les images du programme Découvrez le hockey avec Esso ont été prises avant la pandémie de COVID-19.
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