Découvrez le hockey avec Esso

Comment accueillir un programme Découvrez le hockey avec Esso

Les hôtes doivent être affiliés à une association de hockey locale dûment inscrite auprès de son membre ou partenaire membre respectif. Les hôtes doivent remplir la demande en ligne au moins quatre semaines avant la date à laquelle ils aimeraient présenter leur programme. Veuillez soumettre votre demande pour l’accueil d’un programme le plus rapidement possible, même si planifiez celui-ci en fin de saison seulement et que sa date n’est pas confirmée.

SOUMETTRE UNE DEMANDE POUR ACCUEILLIR UN PROGRAMME DÉCOUVREZ LE HOCKEY AVEC ESSO 

Toutes les demandes sont étudiées et approuvées par Hockey Canada et le membre ou partenaire membre concerné. Veuillez prévoir 10 jours ouvrables pour la réception de l’avis d’approbation.

Responsabilités de l’hôte

Veuillez lire le manuel du programme et commencez à planifier votre programme
Une fois une demande approuvée, Hockey Canada enverra à l’hôte un courriel de confirmation décrivant les prochaines étapes, le manuel du programme , une trousse d’outils de marketing pour l’hôte ainsi que les objectifs et les attentes du programme.

L’hôte est responsable de réserver les heures de glace et les sites hors glace ainsi que de planifier les activités de son programme. L’hôte doit déterminer le nombre de bénévoles requis et les recruter (instructeurs en chef sur la glace et hors glace, préposé à la sécurité, inscriptions, etc.). Hockey Canada recommande un ratio d’un instructeur pour cinq participantes. Veuillez vous reporter au manuel du programme pour plus de détails.

Toutes les associations de hockey locales (AHL) doivent se conformer aux protocoles de santé et de sécurité publiques en vigueur, aux lignes directrices sur le retour au hockey et aux Lignes directrices sur la sécurité de Hockey Canada. De plus, toutes les lignes directrices des AHL et des installations doivent être suivies.

Faites la promotion de votre programme pour favoriser les inscriptions
Utilisez les ressources comprises dans la trousse d’outils de marketing pour l’hôte fournie dans le courriel de confirmation afin d’annoncer votre programme Découvrez le hockey avec Esso à l’échelle locale. Assurez-vous d’utiliser les ressources de votre communauté pour promouvoir la tenue du programme. Les babillards communautaires ainsi que les annonces à l’aréna, dans les écoles, les médias sociaux et les sites Web sont d’excellents endroits où faire la promotion de votre programme.

Recueillez les renseignements et inscrivez tous les participants
L’hôte recevra un lien pour l’inscription en ligne de toutes les participantes à leur programme. À des fins d’assurance, toutes les participantes, les bénévoles sur la glace et les instructeurs doivent être inscrits dans le système d’inscription au moins 10 jours avant que les joueuses aillent sur la glace.

Veillez à ce que les joueuses aient accès à tout l’équipement
À la page 4 du manuel du programme, les hôtes trouveront de plus amples renseignements sur l’équipement de base requis pour les nouvelles joueuses. Les hôtes devraient intégrer un plan pour aider les nouvelles joueuses à obtenir de l’équipement pour le programme Découvrez le hockey avec Esso.

Communiquez avec Hockey Canada pour les chandails
Afin de s’assurer que tous les programmes au pays ont accès à des chandails, il y a un maximum de 30 chandails par programme. Les chandails sont destinés exclusivement aux joueuses qui en sont à leur première expérience au hockey et non aux joueuses actuellement inscrites, aux instructeurs sur glace et aux entraîneurs.

Dix jours ouvrables avant la tenue du programme, la communauté hôte doit commander le nombre approximatif de chandails et indiquer les tailles en envoyant un courriel à [email protected]. Elle devra fournir l’adresse appropriée pour l’expédition (pas de case postale), le numéro de téléphone et le nombre approximatif de chandails requis.

La semaine avant la tenue du programme, lorsque l’inscription est terminée, l’hôte recevra la trousse d’accueil de Découvrez le hockey avec Esso, qui comprend :

  • un chandail et une rondelle Découvrez le hockey avec Esso pour chaque joueuse qui en est à sa première expérience au hockey;
  • des cartes-cadeaux Esso comme prix à remettre dans le cadre du programme.

 

Amusez-vous!
Pendant la tenue de votre programme, assurez-vous de faire vivre une expérience amusante, sécuritaire et positive à toutes les joueuses. Faites preuve de créativité lors des jeux et activités et permettez aux joueuses de créer de nouvelles amitiés qui les inciteront à continuer de participer au hockey. Assurez-vous de fournir l’information aux parents sur l’inscription pour la prochaine saison ou offrez-leur l’occasion de s’inscrire le jour même (si possible).
 
Soumettez le bilan du programme, les reçus et les photos accompagnées des formulaires d’autorisation
Des subventions sont offertes à tous les hôtes d’un programme Découvrez le hockey avec Esso pour compenser les coûts.Afin de recevoir sa subvention, la communauté hôte doit envoyer le formulaire de bilan du programme ainsi que les reçus dans un délai de 30 jours suivant la première séance sur glace. Le formulaire de bilan se trouve dans le manuel du programme; il peut être envoyé par courriel à [email protected] ou par la poste à :

Hockey Canada
À l’attention de : Programme Découvrez le hockey avec Esso
201-151 Canada Olympic Road SW
Calgary AB
T3B 6B7

Pour un programme d’une journée, un remboursement maximal de 400 $ couvre les éléments suivants :

  • location du temps de glace et des installations hors glace et achat de produits nettoyants (jusqu’à 350 $)
  • publicité (jusqu’à 50 $)

 

Pour un programme de six semaines, un remboursement maximal de 800 $ couvre les éléments suivants :

  • location du temps de glace et des installations hors glace et achat de produits nettoyants (jusqu’à 750 $)
  • publicité (jusqu’à 50 $)

 

L’organisation hôte sera responsable de tous les coûts excédant ceux mentionnés ci-dessus.

Si la communauté hôte prévoit d’utiliser des photos pour le Web ou les médias sociaux ou de les faire parvenir à Hockey Canada, tous les parents ou tuteurs doivent remplir le formulaire d’autorisation pour la photo ou la vidéo. L’hôte n’est pas tenu de prendre des photos. Les photos et les formulaires d’autorisation peuvent être envoyés par courriel à [email protected].

Recommuniquez avec les joueuses afin de les encourager à s’inscrire pour la saison suivante

Que le programme ait lieu avant la saison ou vers la fin de la saison, assurez-vous de garder contact avec les participantes afin qu’elles aient les bons renseignements pour s’inscrire la saison suivante.


*Toutes les images du programme Découvrez le hockey avec Esso ont été prises avant la pandémie de COVID-19.
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