Comment accueillir un programme Découvrez le hockey avec Esso

Les hôtes doivent être affiliés à une association de hockey locale (AHL) dûment inscrite auprès de son membre régional, provincial ou territorial ou de son partenaire membre. Les hôtes doivent remplir la demande en ligne au moins six semaines avant la date visée pour l’événement. Veuillez soumettre votre demande pour l’accueil d’un programme le plus rapidement possible, même si vous planifiez celui-ci en fin de saison seulement ou que la date n’est pas encore confirmée.

Soumettre une demande pour accueillir un Programme découvrez le hockey avec Esso

Toutes les demandes sont étudiées et approuvées par Hockey Canada et le membre régional, provincial ou territorial ou le partenaire membre concerné. Veuillez prévoir 10 jours ouvrables pour la réception de l’avis d’approbation.

Responsabilités de l’hôte

1. Lire le guide de l’hôte et commencer la planification du programme

À l’approbation de la demande, Hockey Canada enverra à l’hôte un courriel de confirmation décrivant les prochaines étapes, accompagné du guide de l’hôte, d’une trousse de marketing ainsi que des objectifs et des attentes du programme.
L’hôte est responsable de réserver les heures de glace et les sites hors glace ainsi que de planifier les activités pour son programme. L’hôte doit déterminer le nombre de bénévoles requis et les recruter (instructeurs ou instructrices en chef sur la glace et hors glace, préposés ou préposées à la sécurité, registraires, etc.). Hockey Canada recommande un ratio d’un instructeur ou d’une instructrice pour cinq participantes. Veuillez vous reporter au guide de l’hôte pour en savoir plus.
Toutes les AHL doivent se conformer aux protocoles de santé et de sécurité publiques en vigueur. De plus, les lignes directrices des AHL et des installations doivent être suivies.

2. Faire la promotion du programme pour favoriser les inscriptions

Utilisez les ressources comprises dans la trousse de marketing jointe à votre courriel de confirmation pour faire connaître votre programme Découvrez le hockey avec Esso localement. Misez sur les ressources de votre communauté pour promouvoir la tenue du programme. Les babillards communautaires, les arénas, les écoles, les médias sociaux et les sites Web sont d’excellents endroits où faire la promotion de votre programme.
Si vous souhaitez obtenir du soutien de Hockey Canada ou de votre membre régional, provincial ou territorial pour favoriser les inscriptions à votre programme, veuillez communiquer avec les responsables du programme Découvrez le hockey avec Esso à l’adresse ([email protected]).

3. Recueillir les renseignements et inscrire toutes les participantes

Les hôtes recevront un lien pour l’inscription en ligne de toutes les participantes à leur programme. À des fins d’assurance, l’ensemble des participantes, des bénévoles sur la glace et des instructeurs ou instructrices doivent être inscrits dans le système d’inscription au moins 10 jours avant que les joueuses aillent sur la glace.

4. Veiller à ce que les participantes aient accès à l’équipement requis

La page 4 du guide de l’hôte présente de plus amples renseignements sur l’équipement de base requis pour les nouvelles joueuses. Les hôtes devraient intégrer un plan pour aider les participantes à obtenir de l’équipement en vue du programme Découvrez le hockey avec Esso.

5. Communiquer avec Hockey Canada pour les chandails

Afin que tous les programmes au pays aient accès à des chandails, un maximum de 30 chandails seront fournis par programme. Les chandails sont destinés exclusivement aux joueuses qui en sont à leur première expérience au hockey, et non aux joueuses actuellement inscrites, aux instructeurs ou instructrices sur glace ou au personnel entraîneur.
Trente jours ouvrables avant la tenue du programme, l’hôte doit commander le nombre approximatif de chandails et indiquer les tailles en envoyant un courriel à l’adresse [email protected]. Veuillez fournir la meilleure adresse pour l’expédition (pas de case postale), le numéro de téléphone et le nombre de chandails voulus.
La semaine avant la tenue du programme, lorsque l’inscription est terminée, l’hôte recevra la trousse d’accueil de Découvrez le hockey avec Esso, qui comprend :
- un chandail et une rondelle Découvrez le hockey avec Esso pour chaque joueuse qui en est à sa première expérience au hockey.

6. S’amuser!

Pendant la tenue de votre programme, veillez à faire vivre une expérience amusante, sécuritaire et positive à toutes les joueuses. Faites preuve de créativité lors des jeux et activités et favorisez la création de nouvelles amitiés, ce qui incitera les participantes à continuer de pratiquer le hockey. Assurez-vous de donner aux parents l’information pour s’inscrire à la prochaine saison, ou, si possible, donnez-leur l’occasion de s’inscrire le jour même.

7. Remplir et soumettre le sondage et le formulaire de bilan

Afin de recevoir sa subvention, l’hôte doit remplir un sondage à la fin du programme, puis un formulaire de bilan, qu’il doit soumettre accompagné des reçus dans un délai de 30 jours suivant la première séance. Le formulaire de bilan se trouve dans le guide de l’hôte et peut être envoyé par courriel à [email protected].
Pour un programme d’une journée, un remboursement maximal de 400 $ couvre les éléments suivants :
- location du temps de glace et des installations hors glace, achat de produits nettoyants (jusqu’à 350 $) et publicité (jusqu’à 50 $)
Pour un programme de six semaines, un remboursement maximal de 800 $ couvre les éléments suivants :
- location du temps de glace et des installations hors glace, achat de produits nettoyants (jusqu’à 750 $) et publicité (jusqu’à 50 $)

** L’organisation hôte sera responsable de tous les coûts excédant ceux mentionnés ci-dessus.

8. Communiquer avec les participantes afin de les inviter à s’inscrire au hockey pour la saison suivante

Que le programme ait lieu au début ou à la fin de la saison, veillez à garder contact avec les participantes afin de leur fournir les renseignements pour s’inscrire la saison suivante.