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Politique de confidentialité

Hockey Canada s’est engagée à respecter et à protéger la vie privée de ses branches membres, de leurs associations membres, des membres individuels, de leurs familles et de ses employés. En respectant les principes visant la vie privée énoncés à l’Annexe 1 de la Loi sur la Protection des renseignements personnels et les documents électroniques, nous croyons satisfaire et dépasser les exigences visant la protection de la vie privée telles qu’elles sont énoncées dans la loi fédérale ainsi que les exigences qui pourraient être énoncées dans les lois provinciales en vigueur selon votre lieu de résidence. Hockey Canada respecte le code type CSA pour la protection des renseignements personnels de la façon suivante :

Responsabilité

Le commissaire à la vie privée de Hockey Canada et le président sont conjointement responsables devant le conseil d’administration pour le respect de la présente politique. Les branches individuelles de Hockey Canada devront désigner leur propre responsable de la vie privée et déterminer une hiérarchie appropriée en ce qui a trait à la responsabilité. L’identité des personnes désignées comme responsables de la vie privée sera disponible sur demande.

Détermination des fins de la collecte

Hockey Canada ne recueille que les renseignements personnels nécessaires pour lui permettre d’offrir des programmes récréatifs sportifs destinés à la jeunesse qui répondent aux besoins individuels de développement de chaque membre, membre éventuel et employé. Les renseignements collectés nous permettent de fournir les soins d’urgence requis, d’assurer un milieu sûr et sécuritaire et de respecter les règlements qui s’appliquent. Les noms, adresses, dates de naissances, renseignements recueillis à l’inscription, lors d’inscriptions passées, les activités de hockey, la discipline, le niveau d’habileté, les événements, les honneurs et les prix reçus forment un registre permanent des membres et des employés. Tout renseignement n’est conservé qu’aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées, à moins que la permission de la personne fournissant les renseignements n’ait été obtenue.

Consentement

Tous les membres de Hockey Canada peuvent consentir, annuellement, à l’utilisation de leurs renseignements personnels. Un membre, la famille d’un membre, un membre éventuel ou un employé de Hockey Canada, accorde, par le simple fait de son inscription, un consentement implicite visant l’utilisation des renseignements personnels par Hockey Canada, ses branches et ses associations membres et ses employés dans le but d’effectuer le suivi de l’inscription et du progrès, de renseigner les membres et/ou leurs parents ou tuteurs sur les activités de Hockey Canada et de ses branches et à des fins d’analyse. Les membres éventuels, les membres, les familles des membres et les employés auront l’occasion, à compter de l’inscription pour la saison 2004-2005, de décider si les renseignements autres que le nom, l’adresse, la date de naissance, les renseignements liés à l’inscription, à la performance, aux activités, aux événements, à la discipline et aux honneurs et prix reçus pourront être conservés pour une période de temps plus longue. Hockey Canada présumera que le consentement est accordé sauf en cas d’indication contraire par un membre.

Limitation de la collecte

Hockey Canada et ses branches et associations membres ne collecteront les renseignements personnels qu’aux fins déterminées dans le présent document et se rapportant à la présentation de programmes de hockey pour les membres intéressés, leurs familles, les membres éventuels et les employés. S’il s’avère nécessaire d’utiliser les renseignements personnels recueillis à une fin non déterminée au moment de la collecte des renseignements, le consentement pour la nouvelle utilisation sera obtenu auprès des membres éventuels, des membres, de leurs familles ou des employés.

Limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation

Hockey Canada et ses branches et associations membres n’utiliseront les renseignements personnels obtenus auprès des membres éventuels, des membres, de leurs familles et des employés qu’aux fins pour lesquelles ils ont été collectés et ne divulgueront les renseignements à aucune autre fin sauf lorsque cela est prescrit par la loi.

Tous les renseignements personnels transmis à Hockey Canada, ses branches et ses associations seront conservés de façon sécuritaire afin de s’assurer que leur utilisation se limite aux fins pour lesquelles ils ont été collectés.

Le nom, l’adresse, la date de naissance, les renseignements liés à l’inscription, à la performance, aux activités, à la discipline, aux événements et aux honneurs et prix reçus seront conservés de façon permanente ou détruits par Hockey Canada lorsque cela sera jugé approprié. D’autres renseignements personnels seront conservés par Hockey Canada pour des périodes de temps définies telles que requis par les lois régissant nos activités et/ou les renseignements fournis, après quoi les renseignements seront détruits de façon sécuritaire (à mois qu’un consentement ne nous autorise à conserver les renseignements plus longtemps). Si aucune loi ne régit la conservation des autres renseignements, ils seront conservés pour un minimum de 24 mois à compter de la date à laquelle ils ont été fournis.

Exactitude

Les membres, leurs familles, les membres éventuels et les employés pourront visionner et réviser les données fournies sur leur demande d’adhésion en tout temps par le biais du système de gestion du hockey de Hockey Canada ou son équivalent dans certaines régions géographiques. Un particulier peut, sur présentation d’une pièce d’identité au directeur administratif de la branche ou au registraire régional responsable de la région géographique du particulier, être en mesure de savoir si des renseignements personnels sont conservés dans un fichier par Hockey Canada et ses branches et associations membres. Le cas échéant, il pourra les consulter gratuitement. Il est aussi possible de présenter une demande par écrit ou par téléphone pour visionner les renseignements. Des frais raisonnables peuvent s’appliquer à la transcription, la reproduction ou la transmission des renseignements demandés.

Mesures de sécurité

Hockey Canada et ses branches et associations membres surveilleront, réviseront et mettront en vigueur, lorsque cela sera approprié, des mesures pour assurer la protection adéquate des données personnelles. Ces mesures feront l’objet de révisions annuelles afin que nous puissions nous assurer que nous utilisons les meilleurs méthodes possibles et pour maximiser leur efficacité.

Transparence

Les politiques de Hockey Canada et les procédés et procédures pour avoir accès aux renseignements personnels seront mis à la disposition de toute personne sur notre site Web et dans la Constitution, les statuts et les règlements de Hockey Canada. De même, les politiques et procédures des branches et des associations membres de Hockey Canada seront offertes sur support semblable lorsqu’elles seront disponibles. Tout membre, famille d’un membre, membre éventuel et employé qui a une question visant les renseignements personnels collectés peut s’adresser au directeur administratif de la branche, au registraire régional ou au dirigeant responsable de la vie privée responsable de la région géographique de la personne concernée.

Accès aux renseignements personnels

Les membres, leurs familles, les membres éventuels et les employés auront accès aux renseignements personnels qu’ils ont fournis au moment de leur demande d’adhésion en tout temps par le biais du système de gestion du hockey de Hockey Canada ou son équivalent régional. Sur demande présentée au directeur administratif de la branche ou au registraire régional responsable de la région géographique de la personne concernée, la personne sera avisée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et elle pourra visionner ces renseignements. Toute personne peut contester l’exactitude et l’intégrité des renseignements et faire en sorte qu’ils soient corrigés ou modifiés conformément aux politiques et procédures déterminées.

Possibilité de porter plainte à l'égard du non-respect des principes

Les membres éventuels et les employés peuvent porter plainte à l’égard du non-respect de la présente politique par Hockey Canada en communiquant avec le directeur administratif de la branche ou le registraire régional responsable de leur région géographique. Les politiques et procédures doivent être respectées afin que la plainte soit traitée convenablement et rapidement.

Pour plus de renseignements sur les politiques de Hockey Canada visant la vie privée et le droit d’auteur, veuillez contacter :

Glen McCurdie
Directeur, assurances et services aux membres
Hockey Canada
en composant le 613-562-5677, poste #2314
gmccurdie@hockeycanada.ca